ادامه جزوه تشکیلات و برنامه ریزی

ادامه جزوه تشکیلات و برنامه ریزی

نقش استعاره ها در شناخت سازمان :

استعاره ها به عنوان ابزار شناخت پدیده ها از جمله سازمان است . استعاره ها این امکان را فراهم می کند

که جنبه های مختلف سازمان را در مقایسه با یکدیگر شناسایی کند برای شناخت سازمان باید آن را از

ابعاد مختلف مورد بررسی قرار داد و اگر چنانچه به یک بعد از سازمان توجه کنیم یعنی سازمان را به

درستی درک نکردیم به همین منظور استعاره های مختلفی برای توصیف و درک سازمان مطرح است که

به شرح زیر می باشد :

1 – استعاره به عنوان ماشین : در این استعاره رویه مکانیکی، ابزارگرایی تصویر شده است و روابط رسمی و

خشک آن وجود دارد .

2 – سازمان به عنوان مغز: این سازمان نظامی تحلیل گر است، که اطلاعاتی را که دریافت می کند تجزیه و

تحلیل می کند و مبادرت به ارتباطات و اخذ تصمیم می نماید .

3 – سازمان به عنوان موجود زنده : در این استعاره سازمان برای بقاء به منابع موجود در محیط وابسته است

وتلاش می کند تا با استفاده از آنها به حیات خود ادامه دهد .

4 – سازمان به مثابه ابزار سلطه : سازمان به عنوان عامل خدمت به مردم تلقی نشده بلکه سازمان به عنوان

حاکم بهای خدمت گذار به مردم حکمرانی می کند .

5 – سازمان به مثابه فرهنگ : بر اساس خواص و ویژگی های فرهنگی مورد تحلیل قرار می گیرد .

6 – سازمان به مثابه زندان روح : در این استعاره سازمان به عنوان مجموعه ای درگیر فرآیند درونی است و از

واقعیت بیرونی غافل گردیده و در روابط درونی آن مورد بررسی قرار می گیرد .

از هدف دورتر زاویه بیشتر

فرهنگ سازمانی یعنی باورها باورهای راهنما هدف

باورهای روزمره کارکنان

تدابیری که در جهت همسوسازی باور راهنما و روزمره صورت گیرد را مدیریت فرهنگ سازمانی گویند . هر

چقدر این زاویه بزرگتر شود اوضاع نا به سامان تر می شود . فرهنگ سازمانی را می توان به مثابه کوه یخ دانست

که بخش عمده آن در زیر آب و بخش کوچک از آن که قابل مشاهده است آن بخش پنهان فرهنگ سازمان (

سازمان غیر رسمی ) می نامند و بخش آشکار را سازمان رسمی می نامند . غیر رسمی همانند سایه رسمی است

و در دل سازمان رسمی بوجود می آید که بدون آن امکان وجودش نیست .

سازمان یادگیرنده :

در این سازمان افراد سعی می کنند یادگیری را افزایش دهند تا به نتایجی که مد نظر می باشد، دست یابد در

این سازمان آگاهی های جدید، ابداعات و ابتکارات یک کار تخصصی و اختصاصی نیست  .

ویژگی های سازمان یادگیرنده :

1 – بینش مشترک :آرمان مشترک وقتی بوجود می آید که افراد تصویر مشترکی از آینده مطلوب در ذهن

داشته باشند و نسبت به یکدیگر برای تحقق آن تعهد داشته باشند .

2 - قابلیت های فردی ( مهارتهای فردی )                   واقعیت های زندگی را آنطوری که هست، می بینید .

                                                                        هدف دار و جهت دار

در سازمان یادگیرنده افراد با مهارت فردی بالا دارای خصوصیاتی به شرح زیر هستند . الف ) زندگی آنها جهت

دار و هدفمند است .   ب ) واقعیت ها را آنطور که هست می بیند .   ج ) برای آنها آرمان را بیشتر از ایده و فکر

خوب است .

3 – تفکر سیستماتیک : دنیای اطراف ما متشکل از سیستم ها است دیدگاه سیستمامیک این اساس است که

برای درک پدیده ها افراد باید سیستم ها و اجزای مرتبط با آن را به خوبی درک کنند دیدگاه سیستماتیک

موجب درک معتبر عملکرد و نیز طراحی دقیق تر سیاست ها و برنامه ها برای تغییرات خواهد بود .

4 – یادگیری گروهی : یادگیری گروهی یک جست و جوی دسته جمعی فرآیندها و نتایج ذهنی است در گفت

و گو قابلیت ذهنی افراد باهم جمع شده و به یک ذهن جمعی هوشمندتر از تک تک افراد تبدیل می شود .

5 – مدیریت مدل های ذهنی : یعنی ذهنیت افراد هم بر اطلاعاتی که از محیط و واقعیت های محیط جذب

می کند، اثر و می گذارد هم بر تفسیر فرد از واقعیت های محیطی که در نتیجه موضع گیری و عمل او را تعیین

می کند .

نظریه نقش های مدیریتی هنری مینز برگ :

                                               رئیس تشریفات

1 – نقش متقابل شخصی               رابط

                                               رهبر

رئیس تشریفات : انجام وظایف اجتماعی سازمان به عنوان نماینده سازمان .

رابط : ارتباط با افراد خارج از سازمان .

رهبر : کسی که بر زیردستانش نفوذ می کند .

                                            گیرنده

2 – نقش اطلاعاتی                    نشردهنده

                                           سخنگو

گیرنده : اطلاعات عملیات واحدها را دریافت می کند .

نشردهنده : به زیردستان اطلاعات می رساند .

سخنگو : اطلاعات را به خارج از سازمان منتقل می کند .

                                                  سوداگری ( کارآفرینی )

3 – نقش تصمیم گیری                     تخصیص دهنده منابع

                                                  آشوب زدایی

کارآفرینی : همیشه دنبال تغییر و نوآوری در سازمان هستند . کارآفرینی یعنی شکار فرصت ها بدون در نظر

گرفتن منابع موجود .

مدیران به دو دسته تقسیم می شوند یا تابع هستند که وضع موجود را عوض نمی کنند، یا کارآفرین هستند که

به دنبال فرصت ها هستند .

تخصیص دهنده منابع : منابع را در سازمان به شکل صحیح بین واحدهای مختلف تخصیص می دهد .

آشوب زدایی: یعنی حل کننده ی اختلاف در سازمان .

نظریه پردازان سازمان :

چستر بارنارد ( نظریه پذیرش اختیار ) : بارنارد سازمان را یک نظام همکاری تعریف می کند و منظور او از

همکاری رسیدن به هدف مشترک است . چستر بارناد برای عوامل روانی و اجتماعی اهمیت بیشتری قائل است

نسبت به کلاسیک ها پذیرش و اختیار کارکنان به عقیده ی او از سطح پایین صورت می گیرد معمولا یک

شخص دستور را زمانی می پذیرد که : 1 – دستور برای او قابل فهم باشد .   2 – معتقد باشد که دستور با هدف

سازمان مغایرت نداشته باشد .   3 – از نظر جسمی و دفاعی قادر به اجرای دستور باشد .   4 – دستور با علاقه

ی شخصی فرد سازگار باشد .

                                                                     تصمیم گیری ساختاری

هربرت سایمون ( تصمیم گیری )                         تصمیم گیری غیرساختاری

                                                                     تصمیم گیری نیمه ساختاری

به عقیده سایمون جوهره ی مدیریت تصمیم گیری است و مدیریت مترادف تصمیم گیری می باشد. سایمون

مبانی تصمیم را به شرح زیر تفکیک می کند :

1 – حقایق که از آزمایش تجربی اعتبار کسب می نماید .

2 – ارزش ها که از قضاوت های شخصی ناشی می شود بنابراین به عقیده سایمون یک تصمیم عقلایی نتیجه ی

 این دو مبانی است اما به اعتقاد او محدودیت هایی وجود دارد که 1 – مهارت ها و عادت ها و واکنش هایی که

نا آگاهانه بوده و به صورت خودکار مقدم بر عمل فرداست . 2 – رفتار عقلایی به واسطه ی در دسترس نبودن

اطلاعات محدود می شود که این مهم ترین محدودیت تصمیم گیری است .

مدیران به سه دسته تصمیم گیری را تقسیم می نمایند :

1 – تصمیم ساختاری : تصمیمات ساختاری کمی، تکراری و تجربه شده اند .

2 – تصمیم غیرساختاری : برنامه ریزی نشده، کیفی و یک باره هستند .

3 – تصمیم نیمه ساختاری : بخشی از آنها کمی و بخشی کیفی می باشد .

انواع تصمیم در شرایط اطمینان :

1 – تصمیم گیری در شرایط اطمینان کامل : در این شرایط تصمیم گیرنده کاملا مساله را می شناسد و

اطلاعات کافی در مورد مساله در اختیار دارند راه حل های مربوط را نیز کامل می شناسند که می توانند نتایج را

محاسبه کنند که این شرایط اطمینان کامل است و در دنیای واقعی کمتر چنین حالتی اتفاق می افتد .

تصمیم گیری در شرایط عدم اطمینان : در این شرایط مدیر در مورد مساله هیچ گونه اطلاعاتی در اختیار

ندارد و نمی تواند نتایج حاصله را از راه حل های مختلف مورد بررسی قرار دهد در این شرایط عموما مدیران می

توانند از سه روش استفاده کنند 1 – خوش بینانه که از بین بهترین، بهترین را انتخاب می کنند . 2 – بدبینانه

از بین بدترین ها بهترین را انتخاب می کنند .3 -  توزیع احتمال یکسان که همه را ضرب در احتمال ثابت می

کنند .

3 – تصمیم گیری در شرایط ریسک :در این شیوه تصمیم گیری مدیر بخشی از اطلاعات را در اختیار و

برخی از راه حل ها را می شناسد که می تواند با استفاده از احتمال تصمیم گیری نماید .

تعریف برنامه ریزی : عبارت است از تعیین هدف و پیش بینی راه های رسیدن به آن می باشد تصمیم گیری

 در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد.

اهمیت و ضرورت برنامه ریزی :

1 – نگرش مبتنی بر برنامه ریزی نوعی تعهد به عمل بر مبنای تعقل و تفکر ایجاد می نماید .

2 – تحقق اهداف فردی و سازمانی حتی در مسائل جزئی و زودگذر مستلزم برنامه ریزی است .

3 – تلاش سازمان ها بر صرف منابع محدود برای رفع نیازهای متنوع خود در محیطی پویا نیاز به برنامه ریزی را

آشکار می سازد .

SWOT

STERENG قوت محیط درونی( قابل کنترل)

WEAKNESS                                            ضعف   

OPPORTUNING فرصت ها محیط بیرونی( غیرقابل کنترل)

TREATED                                            تهدیدها    

با استفاده از نقاط قوت تهدیدات را به حد اقل رساندن   ST

با استفاده از نقاط ضعف تهدیدات را به حداقل رساندن   SW

با استفاده از نقاط قوت حداکثر بهره برداری از فرصت ها   SO

  شناسایی فرصت ها برای به حداقل رساندن تهدیدات   OT

حداقل کردن نقاط ضعف برای کاهش تهدیدات   WT

 حداقل کردن نقاط ضعف برای استفاده از فرصت ها   WO

مدیران عالی ( برنامه ریزی)

مدیران میانی(سازماندهی)

مدیران عملیاتی (کنترل)

تعریف کنترل : کنترل فعالیتی است که ضمن آن عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می

شود که در صورت وجود انحراف نسبت به رفع آن اقدام شود یعنی بایدها با هست ها یا آنچه که باید باشد با

آنچه که هست مقایسه می شود .

انواع کنترل

1 – کنترل گذشته نگر : در این حالت عملیات انجام شده و نمی توان کاری انجام داد کنترل گذشته نگر همان

بازگشت به گذشته و استفاده از اطلاعات گذشته برای مقایسه و یافتن انحرافات و انجام اصلاحات است بنابراین

کنترل گذشته نگر با استفاده از نتایج، ستاده ها و خروجی عملی می شود که در صورت وجود انحراف اقدامات

اصلاحی صورت می گیرد .

2 – کنترل آینده نگر : کنترل بر روی داده هاست و قبل از عمل و نتیجه کار طریقه ی اصلاح را ممکن می

سازد .

3 – کنترل زمان وقوع ( حال ) : اطلاعات زمان حال را ملاک قرار می دهد که کنترل بر آن را کنترل زمان

وقوع می نامند .

انواع برنامه ریزی

برنامه ریزی استراتژیک : فرآیندی است در جهت تجهیز منابع و وحدت بخشیدن به آن در جهت رسیدن به

اهداف و رسالتهای بلندمدت سازمان با توجه به محدودیت های درونی و بیرونی برنامه ریزی استراتژیک .

برنامه ریزی عملیاتی : برنامه ریزی عملیاتی پیش بینی عملیات برای رسیدن به اهداف معین با توجه به

امکانات و محدودیت های درونی و بیرونی است که از سه نوع تکنیکهای پیش بینی در این روش استفاده می

گردد:

1 – نظری قضاوتی که نظرجویی از افراد خبره، آگاه و باتجربه است .

2 – روند گذشته که با استفاده از آمار و اطلاعات گذشته به پیش بینی آینده می پردازد .

3 – روابط علت و معلولی که با استفاده از روش های آماری و اقتصادسنجی از روی یک متغیر، متغیر دیگر و

سایر متغیرها را پیش بینی می کند .

تفاوت برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی :

برنامه ریزی استراتژیک : برنامه ریزی عملیاتی :

1 – دید بلند مدت                                                        1 – دید کوتاه مدت

2 – به منافع آتی چشم دارد .                                          2 – منافع فعلی را در نظر می گیرد .

3 – ریسک با مخاطرات بیشتری وجود دارد.                         3 – ریسک کمتری وجود دارد .  

4 – اثربخشی 4 - کارایی

5 – روش های کار تجربه نشده                                         5 – روش های کار تجربه شده

6 – در سطح مدیران عالی                                               6 – در سطح مدیران میانی و اجرایی

دام های چندگانه در یرنامه ریزی :

1 – مدیر عالی تصور کند که می تواند برنامه ریزی را به دیگران تفویض کند و خود را مستقیما درگیر برنامه

 ریزی نکند .

2 – مدیریت آن قدر درگیر مسائل جاری شود که وقت کافی برای برنامه ریزی نداشته باشد که باعث می شود

 برنامه ریز ی در سطوح پایین انجام شود و اعتبار لازم را نداشته باشد .

3 – قصور در بیان و تدوین واضح اهداف به عنوان مبنایی برای فرموله کردن برنامه های بلند مدت .

4 – قصور نسبت به درگیر کردن مدیران اجرایی در فرآیند برنامه ریزی

5 – مدیریت عالی تصمیمات مبتنی بر احساس و بینش خود اخذ کنند که با برنامه ها در تضاد باشد .

مبانی سازماندهی : برای سازماندهی مبانی مختلفی وجود دارد انتخاب ساخت سازمانی باید با توجه به نوع

فعالیت سازمان، محیط سازمان و خط مشی های کلی آن صورت پذیرد .

تعریف تصمیم گیری : تصمیم گیری فرایندی است که از طریق آن راه حل معینی انتخاب می شود در واقع

تصمیم گیری انتخاب یک راه حل از بین راه حل های مختلف است .

مراحل تصمیم گیری :

1 – تعریف مشکل : در این مرحله به دنبال شناخت موانعی که در رسیدن اهداف وجود دارد، می باشد .

2 – ارائه راه حل : در این مرحله با توجه به تجربیات علمی مدیران راه حل های مختلفی ارائه می شود .

3 – انتخاب معیار برای سنجش : معیارها می تواند پایین بودن هزینه، سود، کارایی و اثربخشی باشد که با

توجه به ساختار سازمان یک معیار برای رسیدن به هدف انتخاب می شود .

4 – تعیین نتایج هر یک از راه حل ها : در این مرحله هزینه ها بر اساس نتایج مثبت و منفی محاسبه می

شوند .

5 – ارزیابی راه حل : در این مرحله نتایجی را که هر یک از راه حل ها نصیب سازمان می کند مشخص می

 کند .

6 – انتخاب راه حل اصلح : در این مرحله یک راه حل به عنوان بهترین راه حل انتخاب می شود .

طبقه بندی تصمیمات

تصمیمات یک مرحله ای : تصمیمات یک باره ای هستند که در آنها فقط به نتایج یک مرحله توجه می شود.

در تصمیمات یک مرحله ای تصمیم گیرنده مراحل بعدی و نتایج حاصل از آن را در نظر ندارد و قصدش اخذ

تصمیم در مورد یک مساله است که آن را ثابت فرض نموده .  

تصمیمات چند مرحله ای : در این نوع تصمیم گیری نظر تصمیم گیرنده معطوف به مراحل بعدی و نتایج

ناشی از تصمیمات اخذ شده می باشد . در این تصمیمات هدف آن نیست که فقط در یک مرحله نتیجه ی خوبی

حاصل شود بلکه سلسله انتخاب ها طوری انجام می شود که نتیجه ی کلی خوبی از مجموع آنها بدست می آید .

تصمیمات چندمرحله ای در واقع مجموعه ای از تصمیماتی هستند که ارتباط آنها با هم در نظر گرفته شده

و اثرات هر تصمیم بر تصمیم بعدی مورد توجه قرار کی گیرد .

تعریف مدل : یک برداشت انتزاعی از واقعیت است اما عین واقعیت نیست مدل الگویی است که از واقعیت

گرفته شده و روابط بین متغیرها را نشان می دهد که می توان برای تصمیم گیری استفاده نمود .

انواع مدل :

1 – مدل کلامی : به صورت نوشتار یا گفتار در قالب عبارت گفته می شود .

2 – مدل ترسیمی : روابط بین متغیرها به صورت نمودار یا اشکال مختلف نشان می دهد . مثل نقشه یا چارت

سازمانی .

3 – مدل تجسمی :  وضعیت فیزیکی موضوع مورد بررسی را در مقیاس معینی مشخص می سازد . مثال ماکت

 ساختمان

4 – مدل ریاضی : روابط ریاضی بین متغیرها را نشان می دهد . مثل معادلات که روابط تابعه ی بین

متغیرها را نشان می دهد .

توضیح : مدل مناسب بستگی به شرایط و نوع مشکل دارد گاهی اوقات از مدل به صورت مختلط استفاده

می شود . مثلا تجزیه و تحلیل نقطه سر به سر هم مدل ریاضی است و هم مدل ترسیمی . 

با تشکر از خانم قاسمی