جزوه تشکیلات و سازماندهی

جزوه تشکیلات و سازماندهی

تعاریف مدیریت:

فرآیند به کارگیری موثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه ریزی، سازماندهی با بسیج کردن منابع و امکانات .

هدایت و کنترل است که برای دستیابی به هدف های مورد نظر در چارچوب نظام ارزشی جامعه انجام می گیرد .

انجام کار با و به وسیله دیگران .

علم، هنر، حرفه است یا ترکیبی از این سه تا می باشد .

مهارت های مدیریت: « گیولیک »

(POSDCORB)

P = Planning                                                       برنامه ریزی         

O = Organization                                       سازماندهی                                                                         

S = Staffing                                                     کارگزینی     

D = Direction                                             هدایت             

CO = Cordinating                                             هماهنگی   

R = Reporting                                                گزارش دهی 

B = Badjeting                                       بودجه                  

اصول چهارده گانه ی مدیریت :

1 – تقسیم کار: مبنای تقسیم کار در مدیریت تخصصی شدن امور است .

2 – پیوستگی بین اختیار و مسئولیت : در هم تاثیرگذار و از یکدیگر تاثیرپذیر هستند یعنی به مقداری که  فرد اختیار دارد از او مسئولیت بخواهیم . مثال: کودکی و بزرگسالی

3 – انضباط : اطاعت و تعهد ناشی از توافق های مدیر با کارکنان. گاهی این توافقات مکتوب و نوشته شده است. مثلا شرح وظایف کارکنان گاهی هم نوشته شده نیست عرفی است و نانوشته اما به هر حال انضباط وجود دارد .

4 – وحدت فرماندهی : بین دستور و مسئول رابطه وجود دارد، نمی شود، دستور صادر شود اما مسئول آن مشخص نباشد مسئول باید مسئولیت دستور صادر شده را بپذیرد.

5 – وحدت مدیریت : وحدت فرماندهی دستور باید از یک جا صادر شود اما وحدت مدیریت یعنی مدیر  کار مهم و اصلی اش ایجاد هماهنگی است و تلاش مدیریت ایجاد هماهنگی برای رسیدن به اهداف سازمان است .

6 – وابستگی و همبستگی : افراد در سازمان منافع فردی دارند (نیازهایشان) از طرف دیگر هدف های  سازمانی وجود دارد ایجاد پیوستگی بین این دو (نیاز و هدف ها) وابستگی و همبستگی نام دارد.

7 – جبران خدمات کارکنان: حقوق و مزایا به صورت ملموس بخش دیگر رضایت شغلی است اگر  رضایت شغلی کم تامین شود کارمند همیشه می نالد و ناراضی است .

8 – تمرکز: تمرکز در هر کاری فسادآور است تمرکز در سطوح بالای مدیران زیاد و در سطوح پایین کم می باشد.

9 – سلسله مراتب: به آن خط فرمان یا زنجیر فرمان گفته می شود یعنی فرمان هایی که داده می شود مثل زنجیر است هرحلقه یک جزء از کل است افراد باید بدانند در مقابل چه کسی باید پاسخگو باشند.

10 – نظم : افراد یا اشیاء در جای خود قرار بگیرند نظم به دو گونه است نظم انسانی و نظم شیء . نظم انسانی بر نظم شی ء مقدم است.

11 – عدالت و انصاف : توجه نیاز به زمان برای تطبیق کارکنان در جهت رسیدن به اهداف سازمانی

 12 – ثبات : یعنی به طور نسبی در رویه ها و رفتارها ثبات وجود داشته باشد.

13 – ابتکار عمل: در سازمان ها باید به افراد ابتکار عمل داده شود و مانع خلاقیت و نوآوری آنها نشود.

14 – احساس یگانگی : به طور مثال رفتن کارمند به اداره موجب نگرانی از زیرآب زدن کارکنان دیگر برایش نشود.

تعریف خلاقیت : ایجاد یک فکر یا یک ایده .

تعریف نوآوری : بکارگیری فکر و ایده .

                                       عالی              برنامه ریزی بلند مدت

طبقه بندی مدیریت               میانی              برنامه ریزی میان مدت

                                      عملیاتی           برنامه ریزی کوتاه مدت

مدیریت عملیاتی : در این دسته مدیران و کارکنانی فعالیت می کنند که مستقیما با واحدهای اجرا و اهداف موسسه در ارتباط اند . این دسته از مدیران از سطوح مدیریت میانی دستورالعمل ها را گرفته و با تنظیم برنامه ی عملیاتی کوتاه مدت سعی می کنند فعالیت های واحدهای اجرایی را هدایت و هدف های سازمان را تحقق بخشند.

مدیریت میانی : مدیران میانی به طور مستقیم به مدیریت رده های بالا گزارش می دهند و کارشان مدیریت  بر سرپرستان کی باشد که نقش حلقه ی واسطی را میان مدیریت عالی و مدیریت عملیاتی به عهده دارند و برای اظهار نظر مدیریت عالی برنامه های جامع تر آماده می سازند. عملکرد مدیریت رده های پایین را تحلیل کرده و به مدیران رده پایین در تولید، پرسنل و سایر مسائل خدمات مشاوره ای عرضه می دارند.

مدیریت عالی: مدیران عالی عملکرد کلی واحدهای عمده را ارزیابی می کنند درباره ی موضوعات و مسائل کلی با مدیران سطوح پایین به تبادل نظر می پردازند و به تنظیم برنامه های بلند مدت و سیاست های کلی سازمان اقدام می کنند .

مهارت های مورد نیاز مدیران:

1 - مهارت فنی: یعنی دانایی و توانایی در انجام دادن وظایف که لازمه ی آن ماهر بودم در کاربرد فنون و ابزارها و شایستگی عملی در رفتارها و فعالیت هاست . مدیران معمولا این مهارت ها را با دوره های آموزشی، کارآموزی و یا تجربه فرا می گیرند. مثل: فنون حسابداری .

2 – مهارت انسانی:یعنی داشتن توانایی و قدرت تشخیص در زمینه ی ایجاد محیط و همکاری و انجام دادن کار به وسیله ی دیگران، فعالیت موثر به عنوان عضو گروه، درک انگیزه های افراد و تاثیرگذاری بر رفتار آنان. مهارت انسانی در مقابل مهارت فنی است . اولی کارکردن با مردم و دومی کارکردن با اشیاء و وسایل است.

3 – مهارت ادراکی: یعنی توانایی درک پیچیدگی های کلیه سازمان و تصور همه ی عناصر و اجزای تشکیل دهنده ی کار و فعالیت سازمانی به صورت یک سیستم به عبارت دیگر توانایی درک و تشخیص این که کارکردهای گوناگون سازمان به یکدیگر وابسته بوده و تغییر در هر یک از بخش ها الزاما بخش های دیگر را تحت تاثیر قرار می دهد .( مثل: بانک ) اکتساب مهارت ادراکی مستلزم آموزش نظریه های علوم رفتاری و به ویژه نظریه های سازمان، مدیریت و کاربرد عملی آنهاست .

تعریف سیستم: مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته است که با یکدیگر در تعامل اند و برای رسیدن به هدف در تلاش اند. هر سیستم حداقل از دو جزء تشکیل شده، سه خصوصیت اصلی این تعریف به شرح زیر می باشد:

1 – حداقل دو جزء دارد.

2 – تعامل اجزا

3 – هدف یا اهداف مشخصی دارد.

                                        سیستم باز

طبقه بندی سیستم

                                        سیستم بسته

سیستم باز: با محیط خود ارتباط دارد یا با محیط خود به یک تعادل پویا رسیده است اگر سیستم باز با محیط خود رابطه برقرار نکند متلاشی می شود. مثل : انسان، سازمان

سیستم بسته: با محیط خود رابطه ای ندارد یا سیستمی است که با محیط خود به یک تعادل ایستا رسیده است.

سیستم باز یا بسته بودن یک مفهوم نسبی است یعنی هیچ سیستمی به طور مطلق باز یا بسته نیست.

ویژگی های سیستم باز:

1 – کل گرا: در کل خاصیتی وجود دارد که در تک تک اعضاء وجود ندارد و هم باعث به وجود آمدن سینرژی یا هم افزایی می شود. سینرژی همیشه در بلوغ شکل می گیرد ( یعنی وقتی افراد با هم کار می کنند) اگر افراد احساس کنند بیشتر از آنچه که کار می کنند درآمد دارند و اگر سازمان احساس کند کمتر از آنچه درآمد می دهد فرد کار می کند یعنی حالتی که هر دو از هم  راضی هستند .

2 – هدف جو : همه ی سیستم ها اهداف مشخصی دارند و هدفمند هستند .

3 – ورودی و خروجی : ورودی ها می توانند شامل پول و یا مواد اولیه باشند . خروجی ها شامل کالاها و محصولات می باشد.

4 – مقابله با بی نظمی : مثل همه ی سیستم ها رو به نابودی هستند در سیستم باز خصوصیتی وجود دارد که می تواند بی نظمی را کنترل کند.

5 – سلسله مراتب: سیستم ها به طور معمول از سیستم های فرعی کوچکتر تشکیل می شوند ضمن این که  هر سیستم خرده سیستمی برای سیستم های بزرگتر به شمار می آید .

6 – وضعیت ثابت: در سیستم باز سیستم ها باید با تغییرات محیطی تطبیق داشته باشند و همچنین در درون  خود از یک وضعیت ثابت برخوردار باشند. مثل: دمای بدن انسان

7 –فرآیند یا پردازش: روی داده ها انجام می شود تا به خروجی برسد .

8 – به هم پیوستگی اجزاء : خروجی هر سیستم ممکن است ورودی سیستم دیگر باشد.

9 – هم پایانی : یک سیستم می تواند از مسیرهای متفاوت به یک نتیجه برسد.

توانایی مدیران:

1 – توانایی جسمی: سلامت جسمی، انرژی و داشتن ظاهر مناسب

2 – توانایی فکری: داشتن قدرت، درک فهم و تشخیص مسائل

3 – توانایی اخلاقی : داشتن ثبات روانی

4 – داشتن معلومات عمومی: آشنایی با اموری که ارتباط خاصی با وظایف سازمان ندارد.

5 – داشتن معلومات تخصصی : داشتن اطلاعات خاص در مورد وظایف شغلی

6 – داشتن تجربه : داشتن معلوماتی که ضمن انجام کار بدست می آید.

کارایی و اثربخشی :

تعریف کارایی: درست انجام دادن کارها

تعریف اثربخشی: انجام کارهای درست

اعمال اقتدار بر جامعه :

1 – برمبنای سنت ها : در جامعه افرادی که براساس آداب و رسوم و ارزش های حاکم بر جامعه مورد احترام بقیه هستند . مثل  روحانیون در جامعه ی اسلامی

2 – بر مبنای نفوذ و جاذبیت : مدیران و رهبران جامعه کسانی هستند که به طور ذاتی مدیریت در آن ها وجود دارد . مثل : فن سخنوری، صدای رسا، هوش بالا اگر کسی داشت مقام مدیریت برآزنده ی آنها بود و می توانستند بر دیگران اعمال اقتدار کنند این نظریه امروزه مورد پذیرش نیست تنها موردی که اتفاق نظر وجود دارد هوش است.   

3 – بر مبنای قانون : قانونی که براساس حق و منطق باشد جنبه ی منطقی دارد و شکل صحیح حکومت مبنای آن قانون است.

تعریف بوروکراسی:

مردم عادی وقتی از آن صحبت می کنند از آن به عنوان پدیده منفی یاد می کنند بوروکراسی از دو واژه ی  برو یعنی دفتر و کراسی یعنی حکومت تشکیل شده است . از نظر مارکس وبر بوروکراسی به معنای سازمان بزرگی است که بر مبنای عقل و منطق بنا شده و برای این که جامعه دچار حرج و مرج نشود نیاز به بوروکراسی امری اجتناب ناپذیر است.

ویژگی های بوروکراسی:

1 – اصل شایسته سالاری: استخدام و ارتقاء باید براساس این اصل باشد افرادی که استخدام می شوند باید شایسته و یا بهترین باشند.  

2 – اصل تخصص : اصل تخصص با تقسیم کار به وجود می آید در تقسیم کار، کار به ساده ترین جزء تقسیم می شود و هر فرد مطابق با تخصصش در آن واحد مشغول به کار است.           

3 – ثبت و ضبط کتبی رویدادها : انسان موجودی است فراموش کار بهتر است برای این که یادش نرود یادداشت کند از نظر مارکس وبر این ویژگی همانند حافظه ی سازمان است.

4 – سلسله مراتب : برای این که در جامعه نظم وجود داشته باشد و چه کسی در مقابل چه کسی پاسخگو باشد . سلسله مراتب نیاز است . 

5 – قانونمندی : مهم ترین ویژگی می باشد که اعم است و بقیه ی ویژگی ها از این نشات می گیرند.

تعریف سازمان : عبارت است از یک نهاد اجتماعی یا پدیده اجتماعی که مبتنی بر هدف بوده و ساختار آن به صورت آگاهانه طرح ریزی شده و دارای سیستم های هماهنگ بوده و با محیط خارجی در ارتباط می باشند .

چرخه ی حیات سازمان : 1 – شکل گیری       2 – مرحله رشد        3 – بلوغ          4 – افول

1 – شکل گیری : در این مرحله سازمان پویاست . خلاقیت در حد بالاست و اهداف مبهم است .

2 – مرحله رشد: رسالت سازمان روشن است. ارتباطات و ساختار درون سازمانی به صورت غیر رسمی است .

3 – بلوغ : عدم تمرکز حاکم بوده و بازارها متنوع می باشند .

4 - افول(جبرانی): جا به جایی شدید بین کارکنان ایجاد می شود و تعارض در سطح بالایی قرار دارد.

ابعاد سازمان :

ساختاری: به طور کلی بیان کننده ویژگی های درون سازمان ها هستند و مبنایی به دست می دهند که به  وسیله آن می توان سازمانها را اندازه گیری و با هم مقایسه کرد.

محتوایی : معرف کل سازمان هستند و بر روی ابعاد ساختاری تاثیر می گذارند .

ابعاد ساختاری :

1 – پیچیدگی : تعداد کارهایی که در یک سازمان انجام می شود می توان آن را از سه بعد بررسی کرد .

1 - جدایی عمومی . 2 - جدایی افقی . 3 - جدایی مکان .

1– جدایی عمودی : یعنی تعداد سطوحی که در سلسله مراتب اختیارات است .

2 – جدایی افقی : تعداد عنوان شغل که در سازمان وجود دارد.

3– جدایی مکانی : به پراکندگی محل ها و مناطق جغرافیایی گفته می شود.

2 – سلسله مراتب : هریک از افراد باید بدانند گزارش کار خود را به چه کسی بدهند تصمیم گیری در سطح بالا و توسط افراد محدودی اتخاذ می شود در این حالت متمرکز است اما وقتی که به سطح پایین تر تفویض می شود غیر متمرکز است .

3 – داشتن استاندارد : بسیاری از کارهای مشابه که به روش یکسان انجام می شود .

4 – تخصصی بودن : سازمان تا چه اندازه کارها و فعالیت های خود را به وظایف جداگانه تقسیم کرده است اگر یک سازمان در حد بالایی تخصصی باشد هر کارمند تعداد محدودی کار انجام می دهد.

5 – رسمی بودن : به اسناد و مدارکی که در سازمان وجود دارد، می گویند که شامل شرح وظایف، قوانین و مقررات و ... می باشند . رسمی بودن یک سازمان از طریق شمارش اسناد موجود در سازمان مشخص می شود .

6 – نسبت های پرسنلی : این نسبت بیان کننده به کارگیری افراد که برای وظایف مختلف به استخدام در می آیند، می باشد.

7 – حرفه ای بودن : به سطح تحصیلات رسمی و آموزشی کارکنان گفته می شود .

ابعاد محتوایی :

1 – فرهنگ : مجموعه ای از ارزش ها، باورها، هنجارها و تفاهم هایی که سازمان در آن ها با کارکنان وجوه مشترکی دارند.

2 – اندازه : عبارت است از تعداد افراد یا کارکنانی که در سازمان کار می کنند .

3 – تکنولوژی : عبارت است از ماهیت زیر سیستم تولید .

4 – محیط : شامل عواملی است که در خارج از سازمان وجود دارد .

5 – اهداف و استراتژی : هدف ها به صورت اسناد نوشته می شوند و بیانگر محصول نهایی شرکت ها هستند استراتژی یک برنامه ی عملی است که به موجب آن شیوه ی تخصیص منابع و فعالیت های شرکت در رابطه با محیط در راه رسیدن به هدف هایشان . 

با تشکر از خانم قاسمی، برای تایپ جزوه  

ادامه جزوه بعد از آماده شدن در وبلاگ گذاشته خواهد شد.  

موفق باشید.